आओशिमा प्रशासनिक लेखक कार्यालय (यसपछि “कार्यालय” भनिन्छ) ले “Japan Visa Doctor” (यसपछि “सेवा” भनिन्छ) मार्फत सङ्कलन गरिने व्यक्तिगत जानकारीको महत्त्व मान्यता गर्दछ, व्यक्तिगत जानकारी संरक्षण ऐन र अन्य सम्बन्धित कानूनहरूको पालना गर्दछ, र यो गोपनीयता नीति (यसपछि “नीति” भनिन्छ) तय गरी उचित प्रबन्धन र संरक्षणमा प्रयासरत छ।
अन्तिम अद्यावधिक: जनवरी १०, २०२६
धारा १ (सङ्कलन गरिने जानकारी)
कार्यालयले सेवा प्रदान गर्दा निम्न जानकारी सङ्कलन गर्न सक्छ।
१. प्रयोगकर्ताले प्रविष्ट गर्ने जानकारी
- हालको बसोबास स्थिति सम्बन्धी जानकारी
- जापानमा बसोबासको वर्ष
- आय सम्बन्धी जानकारी
- पति/पत्नीको अवस्था र राष्ट्रियता सम्बन्धी जानकारी
- कर भुक्तानी स्थिति सम्बन्धी जानकारी
- निदानको लागि आवश्यक अन्य विशेषता जानकारी
२. स्वचालित रूपमा सङ्कलन हुने जानकारी
- IP ठेगाना
- ब्राउजरको प्रकार र संस्करण
- अपरेटिङ सिस्टम
- पहुँच मिति र समय
- रेफरर (स्रोत URL)
- Cookie जानकारी
- एक्सेस लगमा रेकर्ड हुने अन्य प्राविधिक जानकारी
३. सम्पर्क फारमबाट सङ्कलन हुने जानकारी
- नाम
- इमेल ठेगाना
- सोधपुछको विषय
- सोधपुछको सामग्री
धारा २ (प्रयोगको उद्देश्य)
कार्यालयले सङ्कलन गरेको जानकारी निम्न उद्देश्यहरूका लागि प्रयोग गर्छ।
- AI प्रयोग गरी बसोबास स्थिति प्राप्तिको सम्भावना निदान सेवा प्रदान
- सेवाको सञ्चालन, मर्मत र सुधार
- प्रयोग विश्लेषण र तथ्याङ्क तयारी (व्यक्तिगत पहिचान गर्न नसकिने रूपमा प्रशोधन गरेपछि)
- अनधिकृत पहुँच र दुरुपयोग रोकथाम
- सोधपुछहरूको जवाफ
- सेवा सम्बन्धी महत्त्वपूर्ण सूचना पठाउने
- नयाँ सुविधा र सम्बन्धित सेवाहरूको जानकारी (प्रयोगकर्ताको सहमतिमा मात्र)
धारा ३ (तेस्रो पक्षलाई प्रदान)
कार्यालयले निम्न अवस्थाहरू बाहेक प्रयोगकर्ताको व्यक्तिगत जानकारी तेस्रो पक्षलाई प्रदान गर्दैन।
- प्रयोगकर्ताको सहमति भएमा
- कानूनको आधारमा
- व्यक्तिको जीवन, शरीर वा सम्पत्ति संरक्षणको लागि आवश्यक भएमा र सम्बन्धित व्यक्तिको सहमति प्राप्त गर्न कठिन भएमा
- जनस्वास्थ्य सुधार वा बालबालिकाको स्वस्थ विकासको लागि विशेष रूपमा आवश्यक भएमा र सम्बन्धित व्यक्तिको सहमति प्राप्त गर्न कठिन भएमा
- सरकारी निकाय, स्थानीय सरकार वा तिनीहरूको प्रतिनिधिले कानूनमा तोकिएका कार्य सम्पादनमा सहयोग आवश्यक भएमा
AI निदान सेवामा बाह्य API को प्रयोगको बारेमा
यस सेवामा AI निदान कार्यको लागि Google द्वारा प्रदान गरिएको Gemini API प्रयोग गरिन्छ। निदानको क्रममा, प्रयोगकर्ताले प्रविष्ट गरेको जानकारी (बसोबास स्थिति, आय वर्ग आदि) व्यक्तिगत पहिचान गर्न नसकिने रूपमा Gemini API मा पठाइन्छ। निदान फारमको स्वतन्त्र वर्णन खण्डमा व्यक्तिगत पहिचान गर्न सकिने जानकारी नराख्न अनुरोध गरिन्छ, तर प्रयोगकर्ताले स्वेच्छाले व्यक्तिगत जानकारी समावेश गरेमा त्यो जानकारी पनि Gemini API मा पठाइन सक्छ। Google को व्यक्तिगत जानकारी प्रबन्धनको बारेमा Google को गोपनीयता नीति हेर्नुहोस्।
इमेल वितरण सेवाको प्रयोगको बारेमा
यस सेवामा निदान परिणाम र प्रविष्ट सामग्री प्रशासकले पुष्टि गर्न, सेवाको गुणस्तर सुधार र सञ्चालन व्यवस्थापनको उद्देश्यले इमेल वितरण API सेवा “Resend” प्रयोग गरिन्छ। प्रयोगकर्ताले प्रविष्ट गरेको जानकारी Resend मार्फत कार्यालयले व्यवस्थापन गर्ने इमेल ठेगानामा पठाइन्छ र भण्डारण गरिन्छ। Resend कम्पनीको डाटा प्रबन्धनको बारेमा Resend कम्पनीको गोपनीयता नीति हेर्नुहोस्।
धारा ४ (Cookie र ट्र्याकिङ प्रविधिको प्रयोग)
सेवामा प्रयोगकर्ताको अनुभव सुधार र सेवा सुधारको लागि Cookie र समान ट्र्याकिङ प्रविधि प्रयोग गर्न सकिन्छ।
१. Cookie भनेको के हो
Cookie भनेको वेबसाइटले प्रयोगकर्ताको ब्राउजरमा पठाउने साना टेक्स्ट फाइल हो जुन प्रयोगकर्ताको उपकरणमा भण्डारण गरिन्छ। Cookie मार्फत वेबसाइटले प्रयोगकर्ताको सेटिङ र पहिलेको पहुँच जानकारी सम्झन सक्छ।
२. Google Analytics
सेवामा Google द्वारा प्रदान गरिएको पहुँच विश्लेषण उपकरण “Google Analytics” प्रयोग गर्न सकिन्छ। Google Analytics ले Cookie प्रयोग गरी प्रयोगकर्ताको सेवा प्रयोग स्थिति सङ्कलन गर्छ तर व्यक्तिगत पहिचान गर्ने जानकारी समावेश हुँदैन। सङ्कलन गरिएको डाटा Google को गोपनीयता नीति अनुसार व्यवस्थापन गरिन्छ। Google Analytics को डाटा सङ्कलन असक्षम पार्न Google द्वारा प्रदान गरिएको अप्ट-आउट एड-अन प्रयोग गर्नुहोस्।
३. Cookie व्यवस्थापन
प्रयोगकर्ताले ब्राउजरको सेटिङ मार्फत Cookie स्वीकार गर्न अस्वीकार गर्न सक्नुहुन्छ। तर Cookie अस्वीकार गरेमा सेवाका केही कार्यहरू सामान्य रूपमा काम नगर्न सक्छन् भन्ने कुरामा ध्यान दिनुहोस्।
धारा ५ (जानकारी सुरक्षा व्यवस्थापन)
कार्यालयले सङ्कलन गरिएको जानकारीको चुहावट, हानि वा क्षतिबाट जोगाउन आवश्यक र उचित उपायहरू लिन्छ।
- SSL/TLS इन्क्रिप्टेड सञ्चार प्रयोग
- पहुँच अधिकारको उचित व्यवस्थापन
- सुरक्षा सफ्टवेयर लागू
- नियमित सुरक्षा लेखापरीक्षण कार्यान्वयन
धारा ६ (जानकारी भण्डारण अवधि)
कार्यालयले प्रयोगको उद्देश्य पूरा गर्न आवश्यक अवधिसम्म सङ्कलन गरिएको जानकारी भण्डारण गर्छ। सेवामा प्रविष्ट गरिएको निदान जानकारी वेब सर्भरको डाटाबेस आदिमा स्थायी रूपमा भण्डारण गरिँदैन, तर सेवाको सञ्चालन व्यवस्थापन र गुणस्तर सुधारको लागि धारा ३ मा तोकिएको इमेल वितरण सेवा मार्फत कार्यालयलाई पठाइन्छ र इलेक्ट्रोनिक मेलको रूपमा भण्डारण गर्न सकिन्छ। कार्यालयले प्राप्त गरेको मितिबाट सिद्धान्ततः १२ महिनाभित्र ती इमेलहरू मेटाउने प्रयास गर्छ। एक्सेस लग जस्ता प्राविधिक जानकारी सुरक्षा र सेवा सुधारको लागि अधिकतम १२ महिनासम्म भण्डारण गरिन्छ, त्यसपछि उचित रूपमा मेटाइन्छ वा गुमनाम बनाइन्छ।
धारा ७ (प्रयोगकर्ताको अधिकार)
प्रयोगकर्ताले व्यक्तिगत जानकारी संरक्षण ऐन र अन्य कानूनहरूको आधारमा कार्यालयलाई निम्न अनुरोधहरू गर्न सक्नुहुन्छ।
- भण्डारण गरिएको व्यक्तिगत डाटाको खुलासा अनुरोध
- भण्डारण गरिएको व्यक्तिगत डाटाको सच्याउने, थप्ने वा मेटाउने अनुरोध
- भण्डारण गरिएको व्यक्तिगत डाटाको प्रयोग बन्द वा मेटाउने अनुरोध
- भण्डारण गरिएको व्यक्तिगत डाटा तेस्रो पक्षलाई प्रदान बन्द गर्ने अनुरोध
माथिका अनुरोधहरू गर्न तलको सम्पर्क विन्डोमा सम्पर्क गर्नुहोस्। पहिचान पुष्टि पछि, कानूनमा तोकिएको अवधिभित्र कारबाही गरिनेछ।
धारा ८ (विदेशबाट पहुँच)
यो सेवा मुख्य रूपमा जापानभित्र प्रदान गरिन्छ, तर विदेशबाट पनि पहुँच हुन सक्छ भन्ने कुरा हामी बुझ्छौं। सेवाको प्रयोग र यस नीतिको व्याख्यामा जापानी कानून लागू हुनेछ। EU/EEA क्षेत्रबाट पहुँच गर्ने प्रयोगकर्ताहरूसँग GDPR (EU सामान्य डाटा संरक्षण नियमावली) अन्तर्गतका अधिकारहरू हुन सक्छन्, प्रश्नहरू भएमा कृपया तलको सम्पर्क विन्डोमा सम्पर्क गर्नुहोस्।
धारा ९ (गोपनीयता नीतिमा परिवर्तन)
कार्यालयले कानून संशोधन, सेवामा परिवर्तन वा अन्य आवश्यकता अनुसार यो नीति परिवर्तन गर्न सक्छ। परिवर्तन पछिको गोपनीयता नीति सेवामा प्रकाशित भएको समयदेखि लागू हुनेछ। महत्त्वपूर्ण परिवर्तनहरू भएमा सेवामा सूचना दिइनेछ।
धारा १० (सम्पर्क)
यस नीतिको बारेमा सोधपुछ र व्यक्तिगत जानकारी सम्बन्धी अनुरोधहरूको लागि, कृपया निम्न सम्पर्क विन्डोमा सम्पर्क गर्नुहोस्।
आओशिमा प्रशासनिक लेखक कार्यालय (व्यक्तिगत जानकारी संरक्षण प्रबन्धक)
ठेगाना: याइजु शहर, शिजुओका प्रान्त, जापान
इमेल: visa.checker.jp@gmail.com
समाप्त